OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, s.r.o., so sídlom Kasalova 581/27, 949 01 Nitra, Slovenská republika, s prevádzkou: Strojnícka 34, 821 05 Bratislava, Slovenská republika IČO: 46 371 621, DIČ: 2023343223, IČ DPH: SK2023343223, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 29893/N (ďalej len „Spoločnosť“).

ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, s.r.o. spracováva osobné údaje niekoľkými rôznymi spôsobmi a na zodpovedajúce účely:

INFORMAČNÝ SYSTÉM PERSONALISTIKA A MZDY - PAM

Osobné údaje v informačnom systéme PAM – personalistika a mzdy sú spracúvané za účelom vedenia personálnej agendy a vyplácanie miezd zamestnancom Spoločnosti, ako aj plnenie súvisiacich zákonných povinností v zmysle platnej legislatívy Slovenskej republiky. Osobné údaje sú spracovávané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona 311/2001 Z. z. Zákonník práce a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, a povinností zamestnávateľa vyplývajúce zo zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení a zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje sú spracovávané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia (spracovanie na základe súhlasu - fotografia). Osobné údaje zamestnanca budú poskytované nasledujúcim príjemcom: subjekty zabezpečujúce rozvoj, správu a podporu informačných technológií, subjekty zabezpečujúce výkon externého auditu, spoločnosť, na ktorej serveroch sú osobné údaje uložené, spoločnosť zabezpečujúca vedenie personálnej a mzdovej agendy. Lehoty uchovávania sú ustanovené osobitnými predpismi. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítor a advokát, zdravotné poisťovne, Sociálna poisťovňa, klienti, sprostredkovateľ zabezpečujúci správu IT infraštruktúry.

INFORMAČNÝ SYSTÉM ÚČTOVNÍCTVO

Účelom spracúvania osobných údajov v informačnom systéme účtovníctvo je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov, a podobne). Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia. Lehota uchovávania osobných údajov je 10 rokov. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítor a advokát, sprostredkovateľská spoločnosť zabezpečujúca vedenie účtovnej agendy, sprostredkovateľ zabezpečujúci správu IT infraštruktúry.

INFORMAČNÝ SYSTÉM PRIAMY MARKETING

Osobné údaje v informačnom systéme priamy marketing sú spracúvané za účelom starostlivosti o zákazníkov, poskytovania informácií o produktoch a službách a prieskumu trhu (zasielania noviniek, newsletterov a pod.), kde sa údaje spracúvajú iba v prípade, ak zákazník dá súhlas na spracúvanie osobných údajov. Osobné údaje v rámci informačného systému sa poskytujú sprostredkovateľovi pre správu agendy služieb zákazníkom a starostlivosti
o zákazníkov. Lehoty uchovávania sú ustanovené v súlade s udeleným súhlasom dotknutej osoby.

INFORMAČNÝ SYSTÉM ARCHIVÁCIA A REGISTRÁCIA

Osobné údaje v informačnom systéme správa registratúry sú spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 305/2013 Z. z o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov - zákon o e-Governmente). Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje zamestnanca budú poskytované nasledujúcim príjemcom: subjekty zabezpečujúce rozvoj, správu a podporu informačných technológií, subjekty zabezpečujúce výkon externého auditu, poskytovatelia telekomunikačných služieb. Lehoty uchovávania sú ustanovené osobitnými predpismi.

INFORMAČNÝ SYSTÉM OZNAMOVANIE PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI A ZÁVAŽNEJ PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI

Osobné údaje v informačnom systéme oznamovanie protispoločenskej činnosti a závažnej protispoločenskej činnosti sú spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje zamestnanca budú poskytované nasledujúcim príjemcom: orgány verejnej moci. Jednotlivé lehoty uchovávania sú ustanovené osobitnými predpismi.

INFORMAČNÝ SYSTÉM PERSONÁLNA ČINNOSŤ

Osobné údaje v informačnom systéme personálna činnosť sú spracúvané v rámci plnenia zmluvných povinností v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia a na základe súhlasu dotknutej osoby v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a), čl. 9 ods. 2 písm. a) Nariadenia. Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba vrátane predzmluvných vzťahov. Prevádzkovateľ na základe súhlasu dotknutej osoby poskytuje osobné údaje príjemcom za účelom obsadenia voľnej pozície vhodným uchádzačom. Jednotlivé lehoty uchovávania sú ustanovené v súhlase so spracovaním osobných údajov, minimálne po dobu 6 mesiacov resp. po naplnenie účelu poskytnutia osobných údajov, ktorým je uzavretie pracovnoprávneho pomeru dotknutej osoby s prevádzkovateľom.

 

Spoločnosť GQsystems, s.r.o., spracováva osobné údaje na základe súhlasu dotknutých osôb alebo na základe právneho predpisu. Osobné údaje sú v spoločnosti GQsystems, s.r.o. spracovávané predovšetkým za účelom plnenia povinností zamestnávateľa v súvislosti s pracovným pomerom, v rámci predzmluvných vzťahov spracováva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie ako aj na vyššie vymedzené účely.

ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, s.r.o. pri spracovaní osobných údajov dodržiava nasledujúce zásady:

  • zásada zákonnosti
    osobné údaje spracovávame len zákonným spôsobom a osobitne dbáme na to, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutých osôb a pri ochrane osobných údajov postupujeme v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica č. 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
  • zásada obmedzenia účelu
    osobné údaje získavame len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nikdy ich nespracovávame spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.
  • zásada minimalizácie osobných údajov
    spracúvame len tie osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú
  • zásada správnosti
    dbáme na to aby nami spracúvané osobné údaje boli správne, podľa potreby ich aktualizujeme a za týmto účelom máme prijaté primerané a účinné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili.
  • zásada minimalizácie uchovávania
    osobné údaje uchovávame vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.
  • zásada integrity a dôvernosti
    osobné údaje vždy spracúvame iba spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov.
  • zásada zodpovednosti
    ako prevádzkovateľ pristupujeme zodpovedne k dodržiavaniu základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov a vieme tento súlad so zásadami spracúvania osobných údajov na požiadanie úradu preukázať.

 

ZÁRUKA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, s.r.o. má prijaté primerané personálne, organizačné a technické opatrenia, ktoré sú spracované v dokumentácii k ochrane osobných údajov.

Spoločnosť GQsystems, s.r.o. má vypracovanú bezpečnostnú politiku a smernice pre každý informačný systém upravujúce postup pri spracúvaní osobných údajov s osobitným dôrazom na ochranu práv dotknutých osôb.

Spoločnosť GQsystems, s.r.o. neuskutočňuje cezhraničný prechod osobných údajov.

PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB

Na základe písomnej žiadosti, žiadosti podanej mailom alebo osobne v spoločnosti GQsystems,
s.r.o. má dotknutá osoba právo:

  • žiadať o prístup k svojim osobným údajom a o opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov;
  • namietať spracúvanie svojich osobných údajov;
  • na prenosnosť osobných údajov;
  • podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov SR;
  • žiadať o informácie o spôsobe a spracúvaných osobných údajoch a právo na prístup k osobným údajom, ktoré spoločnosť GQsystems, s.r.o. o nej spracováva.

Požiadavky od dotknutých osôb vybavujeme bezplatne s výnimkou § 21 ods. 3 zákona č. 18/2018 o ochrane osobných údajov.

POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ

Vaše písomné žiadosti o rozsahu, oprávnenosti a ďalších informáciách, týkajúcich sa spracúvania osobných údajov v spoločnosti GQsystems, s.r.o. alebo otázky o ochrane osobných údajov v spoločnosti GQsystems, s.r.o. zasielajte na adresu prevádzky Spoločnosti: GQsystems, s.r.o., Strojnícka 34, 821 05 Bratislava alebo na mailovú adresu: office@gqsystems.eu. Spoločnosť GQsystems, s.r.o. vybaví Vašu žiadosť bezplatne okrem výnimky podľa § 21 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.